Dela vyer i Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics 365 är utvecklat för samarbete och struktur.
Allt från affärsmöjligheter och kundprofiler till ärendelistor och kontaktuppgifter huseras med fördel i Dynamics 365.
Microsoft 365 CE är som gjort för samarbete och struktur. Alla användare kan få sin egen individuella upplevelse och arbeta i vyer utifrån sin profil.
Har du skapat egna vyer som du är orolig inte kommer bevakas över sommaren eller som du vet att en kollega skulle ha användning av? För att slippa förklara för en kollega över telefon eller e-post hur man går tillväga för att skapa vyn så kan du enkelt och smidigt dela dina personliga vyer med dina kollegor!
Simon Ärlemalm från Amanzia har nedan strukturerat upp ett tips för hur du enkelt och smidigt kan dela dina personliga vyer i Dynamics 365 CE och vad du ska tänka på när du tilldelar behörigheter för vyerna.
Skapa och dela vyer
Vid skapande av vyer så är det oftast mest effektivt att utgå från befintliga vyer. Vyer kan snabbt bli komplexa men väldigt användbara, både för dig och dina kollegor. Genom att dela vyer med varandra kan ni hjälpas åt att bevaka en lista med poster eller helt enkelt hjälpa en kollega i vardagen för att effektivisera arbetet. För att försäkra dig om att vyn inte kommer förändras när du och dina kollega delar på samma vy så kommer här en introduktion och tips vad du ska tänka på:
1. Öppna Avancerad Sök:
2. Tryck på “Sparade vyer” för att visa dina sparade vyer för entiteten som står i “Sök efter”:
3. Markera vyn du vill dela i listan nedan och tryck sedan på “Dela”:
Notera att du även här har möjligheten att radera 0ch tilldela vyn. Att tilldela innebär att vyn kommer försvinna för dig då du ger över ägarskapet av vyn till din kollega.
4. Tryck på “Lägg till användare/team” och sök fram och lägg till din kollega:
Här får du möjligheten att tilldela behörigheter till din kollega. Tänk här på att ni kommer dela på samma vy. Om du ger din kollega behörigheter för att redigera vyn så kommer förändringarna även göras för dig. Nedan finns en kort beskrivning på vad de olika behörigheterna innebär:
- Läsa/Read (krav): För att dina kollega ska ha möjlighet att använda sig av vyn behöver de ha behörigheten att kunna läsa vyn.
- Skriva/Write: Din kollega kommer ha behörighet att göra ändringar i vyn (ändringarna kommer även göras för dig).
- Radera/Delete(rekommenderas ej): Din kollega kommer ha behörighet att radera vyn(vyn kommer även att raderas för dig).
- Tilldela/Assign: Behörigheten innebär att din kollega kommer ha möjlighet att ändra ägarskapet på vyn.
- Dela/Share(rekommenderas): Din kollega kommer ha möjlighet att dela vyn med andra.
OBS. Vill du ta bort delningen för en användare så kan du markera användaren längst till vänster och trycka på “Ta bort markerade objekt”, glöm inte att trycka på dela för att genomföra ändringen.
5. Tryck sedan på ”Dela”:
När du tryckt på dela så har din kollega tillgång till vyn, det kan behövas en uppdatering av sidan om den inte visas. Vyn kommer endast vara synlig vid vyn för entiteten den söker efter, dvs. söker vyn efter konton så kommer den endast vara tillgänglig i vyer för konton.
Genom dessa steg kan du alltså dela din vy i Microsoft Dynamics 365 CE för att ge din kollega tillgång till den. På så vis kan ni samarbeta med samma vy!
Nyfiken på hur Microsoft Dynamics kan hjälpa er organisation?
Läs mer här
Kontakta oss direkt
Simon Ärlemalm – Senior Cloud Specialist
+4673 587 06 14
simon.arlemalm@amanzia.se
