Digitaliseringen förändrar hela vår värld!

I dagens föränderliga värld måste de allra flesta organisationer ständigt förändra sig för att inte halka efter och tappa konkurrenskraft och lönsamhet. Förändring är alltid tufft för individen, men det enda vi kan vara säkra på är att förändringstempot kommer att vara än högre i framtiden. Hur kan vi då göra förändringsarbetet till något positivt och naturligt i den dagliga verksamheten?

Här kommer några handfasta tips på vägen mot ett hållbart förhållningssätt till förändringar.

För att öka chansen att lyckas är det bra att känna till mekanismerna i förändringsprocesser. De här tre sakerna bör du alltid ta hänsyn till:

  • Det tar tid att etablera nya tankesätt och rutiner
  • Förändringsprocesser är ofta oförutsägbara då organisationer och individer kan vara är komplexa och ologiska
  • Det finns ett naturligt motstånd mot förändringar. Många är vanemänniskor och styrs av känslor och har en rädsla för det nya

Här kommer 5 tips hur ständigt förändringsarbete blir en naturlig del av verksamheten.


1. Lägg krut på kommunikationen, före, under och efter förändringen.

Kommunikation är nyckeln till att förändringsarbetet blir framgångsrikt. Medarbetare som förstår varför förändringen genomförs känner större trygghet och delaktighet. Vet de i vilken riktning organisationen är på väg, mot vilket mål och hur man tar sig dit, ser de snabbare alla möjligheter.

Gör en plan för hur du vill kommunicera med dina medarbetare genom förändringsprocessen. Kommunicera snabbt, enkelt och tydligt. Engagera chefer och andra budbärare och förse dem med fakta så att de kan framföra budskapet trovärdigt. Kommunicera rikligt och regelbundet även om det inte finns speciellt mycket ny information. Det inger trygghet och håller tillbaka ryktesspridning.

2. Engagera dina medarbetare

Medarbetarnas kompetens och engagemang är grunden för att lyckas nå eller överträffa affärsmålen. Såväl lönsamhet som intern effektivitet är betydligt lättare att öka med hjälp av kraften i motiverade medarbetare.

Inkludera alla delar av organisationen och utgå från att alla är kompetenta, vill utvecklas och ta ansvar. Då känner de att ledningen har tillit, lyssnar och delegerar.

Skapa nyfikenhet och engagemang istället för motstånd och rädsla. Medarbetare som känner att arbetsgivare och chefer ger dem frihet och ansvar mår bra på jobbet och presterar bättre.

Nyckeln för att komma dit är en kultur där alla får och vill komma till tals. Det handlar inte om några fina ord på en Powerpoint utan om konkreta handlingar varje dag. Lyssna på medarbetarna och uppmuntra både goda idéer och kritik.

3. Skapa utrymme i organisationen

En förändring som ska genomföras blir oftast en prioritering av resurser mellan linjen och själva förändringsarbetet. Varje medarbetare med ett ansvar för förändringsarbete måste ha tidsmässigt utrymme i sin kalender. Ett sätt är att fyra timmar per vecka avsätts till att göra verksamheten bättre och effektivare. Om det handlar om större och mer tidskrävande initiativ bör det lyftas ut från ordinarie verksamhet för att lyckas. Det kan också vara nödvändigt att ta hjälp utifrån. Ledarna kan koncentrera sig på att motivera och kommunicera förändringar, vilket bidrar till en god förändringskultur.

4. Lyft fram goda exempel

Kommunicera konkreta framgångar som visar betydelsen och fördelarna av förändringen. Berätta om de övergripande fördelarna att organisationen har blivit mer konkurrenskraftig eller vassare på exempelvis kundservice. Mät och följ upp uppnådda förbättringar, exempelvis i form av tidsbesparing, förenklat arbetssätt eller kvalitetshöjningar. Jobba med storytelling och skapa en efterfrågan i organisationen för det nya spännande som utvecklats.

5. Jobba metodiskt och kontinuerligt i små steg

Att förändra organisation och rutiner för mycket samtidigt minskar chanserna att lyckas och kunna uppvisa mätbara resultat. Börja småskaligt och visa upp goda exempel och konkreta förbättringar. Upprätta bra rutiner för att fånga upp och prioritera och processa vidare förslag och idéer från organisationen. Testa med piloter och sätt skarpa lösningar i produktion på enskilda enheter. Arbeta upp koncept och metodik som kan kopieras och spridas till övriga organisationen. Se till att ha det finns mandat och beslutskraft tillräckligt högt upp i organisationen så att det långsiktiga arbetet kan fortgå.


Avslutning

De här fem punkterna är en grund för att påbörja arbetet med att skapa en bestående förändringsförmåga i organisationen. Dock är det viktigt att låta arbetet ta sin tid och att inte riskera framgången genom att försöka göra allt samtidigt. Att fokusera på det viktigaste först och leverera mätbar nytta är det bästa sättet att påvisa nyttan med förändringen. Slutligen är det viktigt att vara tydlig med prioriteringarna och välja bort de många goda initiativ som kommer upp men som inte ger lika hög nytta som det är verksamhetskritiskt.


Behöver ni hjälp med ert förändringsarbete eller vill ni veta mer? Kontakta oss!