1. Nätverka på distans

Oavsett position eller titel kan det kännas angeläget för många att komma tillbaka in i gruppen. Innan det nya normala blev ett faktum kunde folk glatt hälsa på varandra i korridoren, glida in vid någons skrivbord eller samlas runt kaffemaskinen. Då gick det snabbt och naturligt befästa sin tillhörighet i flocken. Under pandemin har det varit mer utmanande, speciellt för nyanställda och de som bytt roll.

I den hybrida världen öppnar sig dessa möjligheter igen men det kräver mer planering och synkronisering med kollegorna. Med regelbundenhet och disciplin kan relationsbyggandet fortsätta med en kombination av virtuella och fysiska möten.

Vad kan du då göra som nyanställd eller om du tidigare haft svårigheter att komma in i gruppen?

– Var inte blyg utan börja med att boka in ett möte över Teams eller ta en chatt med kollegor för att dels få koll på vad som hänt medan du varit borta. Bidra till att skapa både arbetsmässiga och sociala evenemang och boka in nästa steg i pågående projekt eller planerade aktiviteter.

En god idé kan vara att boka in korta avstämningsmöten varje morgon med utvalda kollegor för att planera, informera och diskutera för att optimera samarbetet i gruppen.

2. Kom ihåg att det är en startsträcka

Distansarbetet har på många arbetsplatser resulterat i en högre mätbar produktivitet där varje individ hanterar ännu fler arbetsuppgifter än tidigare. Många lämnar ett möte för att i nästa sekund hoppa in i nästa. Det kan därför vara lätt att bli överväldigad av alla öppna projekt och aktiviteter som kräver din uppmärksamhet.

Under 2021 har undersökningar från Microsoft visat på följande siffror:

•  Tid spenderad i Teamsmöten har mer än fördubblats sedan februari 2020 och fortsätter att stiga. *
• Antalet Teams-chattar per vecka har ökat med 45 % per person sedan februari 2020 och fortsätter att stiga.*
•  Antalet personer som jobbar i Office-dokument har ökat 66 % sedan februari 2020. *

Dessa siffror har sedan pandemins utbrott vuxit i en väldigt snabb takt, och det är anmärkningsvärt att de fortsätter att stiga.

Det sätter en stor förväntan på dig som kommer tillbaka från semestern att snabbt komma in i prioriterade aktiviteter men att även sätta igång med nya projekt.
Ha därför respekt för att du som kommer från ett lugnt semestertempo kräver en startsträcka. Att gå från semester till hyperproduktivitet kan göra vem som helst stressad, så ge dig själv tid och utrymme att bli bekväm med alla aktiviteter du tar på dig ansvar för.

Se gärna vårt tips om hur du kan ställa in Fokusstöd i Teams så att du själv väljer vilka tider på dygnet du vill få notiser:

Notiser & Fokusstöd

3. En ledares roll

Det är viktigt att chefer har respekt för och förstår den ökande arbetsbörda som möter en återvändare. Denne behöver tid och utrymme att komma tillbaka på ett bra sätt för att undvika att lägga en grund för digital utmattning.

I allmänhet handlar den hybrida arbetsplatsen om att skapa varierande arbetsdagar och anpassa till en rimlig arbetsbelastning samt skapa en inkluderande kultur där pauser är respekterade.

För inspiration hur du som ledare kan hantera en medarbetare som du misstänker är på väg att drabbas av utmattning, se vårt tips:

Skapa utrymme för återhämtning 

4. Vaksam ledarstil

I ljuset av att undvika digital utmattning är även otroligt viktigt att ledare och chefer tar ett större ansvar för att skapa en miljö som dels minskar risken för utmattning, men även ökar förutsättningen för att tidigt upptäcka signaler på digital ohälsa hos personalen.

Som tidigare nämnt har ledare inte längre samma möjlighet att på arbetsplatsen lyssna in på samtal eller läsa av kroppsspråk och på så vis tidigt upptäcka signaler som tyder på att något är fel.
Den hybrida arbetsplatsen har därför medfört att vissa processer som tidigare varit mer eller mindre undermedvetna och självklara, nu måste tas på allvar och manuellt styras upp.

Vad kan göras?

Ta ansvar för att personalen är utbildade i sin digitala miljö för att undvika både digital stress och låg produktivitet.

Regelbundet lyssna in hos personalen med exempelvis korta 10 minuters-avstämningar för att höra och känna hur det ligger till med personalens hälsa.

Möjliggör digitala insikter med mjukvara som Microsoft Insights för att du som ledare ska få underlag och en indikation på hur personalen mår.

OBS! Digitala insikter är en lösning som bör ses som ett komplement till ovan beskrivna åtgärder och aktiviteter. Digitala insikter innebär även en risk att personalen känner sig övervakad vilket i sig kan utgöra en källa till stress. Var därför tydlig och transparent med att program som Microsoft Insights endast används för att främja allmän hälsa.