Skapa utrymme för återhämtning
Produktiv i den digitala miljön
I vår digitala arbetsmiljö finns det många smarta funktioner som möjliggör ett effektivt och enkelt arbetssätt under dagens gång. Produktiviteten ligger högt på alla arbetsgivares listor och mäts gärna genom minimal ställtid i kalendern där möten påbörjas omlott.
Frågan är dock hur produktivt det faktiskt är att sträva efter ett kalender – och mötesmaraton genom hela arbetsdagen?
Forskning visar tydligt att hjärnan behöver pauser för att kunna återhämta sig och för att sedan ta in ny information. Utan förmågan att kunna fokusera tappas inte bara syftet med mötet utan försämrar även prestationen.
Studier som har gjorts visar på följande:
1. Avbrott mellan möten möjliggör återhämtning
2. Kedjemöten försämrar fokus
3. Brist på paus är källa till ökad stress
Självklart finns det många faktorer som kan påverka att vi blir uttröttade under arbetsdagen men i detta inlägg kommer vi att fokusera på vad kan vi göra och tänka på för att minimera risken för detta kopplat till Teams som verktyg.
Vad kan vi göra för att undvika risken för hjärntrötthet?
Ändra mindset
I outlook har man möjlighet att ställa in regler för sina möten för att undvika ett så kallat kalendermaraton. Detta kan man också skjuta ut som regel för en hel organisation, prata med er IT-ansvarige så kan de hjälpa till. För att ställa in det själv gör du följande:
Gå in i Outlook och välj arkiv och därefter alternativ, kalender, kalenderalternativ. Under kalenderalternativ kan du förkorta avtalade tider och möten. Avsluta tidigt, text en timme – 55 min.
Starta om och rensa hjärnan
Om vi kan starta om och ta korta pauser har hjärnan mycket lättare för att starta om och ta in ny information. Exempel på aktiviteter kan vara promenader, löpning, meditation och det viktigaste är att det är något som tar dig bort från arbetet!
Andra kontaktvägar
Innan du bokar in nya möten, ställ dig frågan “Behöver vi ha ett möte?”. Idag finns många bra alternativ för kommunikation och samtal som inte behöver vara en dedikerat face-2-face dialog. Det kanske går att få samma bra diskussioner via chat, mail och gemensamma kanaler i Teams.
Förbered och sätt förväntningar på agendan
Ibland är det bra med längre möten för vissa ändamål men visst är väl ändå korta och effektiva möten det bästa? Vad kan du som mötesorganisatör tänka på då för att få till ett effektivt men ändå kvalitativt möte?
- För det första, behöver alla vara med på det planerade mötet?
- Förbered agendan och punkterna som ska diskuteras redan vid mötesinbjudan
- Behöver mötesdeltagarna förbereda eller läsa in sig på något speciellt?
- Sätt förväntningar och vad du önskar för resultat när mötet avslutas
Vi hoppas att du har fått några tips på vägen genom denna läsning.
I vårt webinar 5 effektiva tips i Microsoft Teams & tillhörande tjänster får du ytterligare tips på funktioner som kan underlätta i din vardag. Ta del av det redan idag!
