Använd Shared Channels i Microsoft Teams
Microsoft Teams är utvecklat för samarbete och struktur.
Allt från kommunikation, planering och uppgifter till olika former av strukturerad information hanteras i denna flexibla och mångsidiga plattform.
Microsoft Teams erbjuder stora möjligheter till effektivt samarbete. Våra kunder utvecklar ständigt nya kreativa arbetssätt när de jobbar i plattformen genom att exempelvis koppla ihop Intranätet med Microsoft Viva eller smarta appar med Canvas Apps in Teams.
Hittills har Microsoft Teams varit fantastisk för den enskilda organisationen medan det varit utmanande att samarbeta med externa organisationer. Den naturliga lösningen har varit att växla från en Teams-organisation till en annan genom att logga ut från den första och logga in i den andra. Förutom frustration har denna lösning inneburit tidsförluster och ökat risken för att arbete går förlorat.
Shared Channels
Microsoft Shared Channels har sedan det presenterades på Microsoft Ignite varit ett efterlängtad funktion i Teams som underlättar externa samarbeten i plattformen.
Shared Channels låter personer som inte är en del av teamet eller organisationen komma åt innehåll genom en inbjudan från det externa Teamet. Användaren kommer då åt Shared Channels från sitt eget Teams-konto utan att byta organisation vilket gör att man aldrig behöver logga ut eller in. Istället kan arbetet ske effektivt där samarbeten med andra organisationer sker sömlöst. Observera skillnaden mot Guest Membership där användaren måste byta Teamskonto.
För att initiera Shared Channels används Azure Active Directory B2B Direct Connect för att upprätta ett avtal för samarbete mellan två Azure AD-organisationer. Användarna kommer då att kunna interagera med externa Azure AD-organisationer och samtidigt ha kontroll över hur samarbeten sker vid åtkomst för utomstående.
I skrivande stund är det möjligt att ha 50 Shared Channels för varje Team.
Börja använda Shared Channels
Det är endast Teamsägare som kan skapa Shared Channels. För att skapa en i Microsoft Teams måste du vara inloggad i din organisations Teams. Klicka på ellipsknappen – de tre prickarna till höger om Teams-namnet – och välj “Lägg till kanal”.
I pop-up rutan uppmanar Teams dig att namnge din nya kanal. När du har angivit ett valfritt namn och beskrivit kanalen kan du ändra sekretessnivån i drop-down menyn “Sekretess”. Här väljer du “Delat” för att skapa en ny delad kanal.
På nästa sida kan du bjuda in teammedlemmar att gå med i din nya delade kanal genom att bara skriva deras namn, på samma sätt som om du skulle bjuda in dem till ett vanligt team.
Den nya kanalen kommer att visas i teamet med en ikon till höger om kanalnamnet. På så vis kan användare enkelt skilja kanalen från privata och standardkanaler i samma Teams-miljö.
Notera att man inte kan konvertera befintliga kanaler till delade kanaler. Shared Channels kan bara skapas från grunden.
När du har skapat en delad kanal kan du dela den med ett team eller specifika personer. Om du delar det med ett team kommer teamets ägare att få en inbjudan. De kan sedan välja att acceptera eller avvisa det på sin grupps vägnar.
Enkelt för administratörer
När ett nytt team skapas i Microsoft Teams skapas automatiskt en Office 365-grupp, en SharePoint-webbplats och en gruppostlåda. Delade kanaler har var och en sin SharePoint-webbplats som är separerade från de överordnade webbplatserna.
SharePoint Online har alltså en separat webbplats för filer som delas i Shared Channels. Endast medlemmar till kanalen kan komma åt sidan. Detta gör att Webbplatsadministratörer inte har åtkomst såvida de inte är medlemmar i den delade kanalen.
Dokument som delas med en extern organisation kommer att omfattas av värdorganisationens policyer för åtkomst. Samma gäller för den dedikerade SharePoint-webbplatsen för den delade kanalen som också omfattas av värdorganisationens policyer för åtkomst.
Microsoft Shared Channel för Teams är ett välkommet verktyg som tillåter organisationer att samarbeta sömlöst. Ägare av team kan bjuda in gäster utan att behöva dela full åtkomstbehörighet för teamet eller distribuera separata applikationer för samarbete.
Har ni inte aktiverat Shared Channels hos er? Prata med er administratör eller hör av er till oss så hjälper vi er att säkerställa ett säkert, smidigt och samarbetsvänligt arbetssätt.
Nyfiken på hur vi jobbar med Säkerhet från Microsoft?
Läs mer här
Kontakta oss direkt
Kristofer Dahlström – Marketing Cloud Specialist
+4670 605 20 65
kristofer.dahlstrom@amanzia.se