Smartare mötesbokningar

Det är inte ovanligt att bli tilldelad uppgiften att boka ett möte mellan personer där man inte har tillgång till allas kalendrar.
Du kanske behöver boka möte med både kollegor och kunder och finner dig själv sucka över att det ska vara så svårt att hitta en tid där alla kan. Att skicka mail och invänta svar på tider som fungerar är ingen smidig lösning på problemet.

Microsoft har skapat verktyget Findtime som är en effektiv funktion till Outlook. Du ser vilka tider som fungerar för inblandade parter och kan kan skicka förslag på ett antal tider där alla får rösta.
Findtime har nämligen en röstningsfunktion som innebär att mottagarna röstar på den tid som passar bäst. Röstningsfunktionen genererar då ett meddelande om röstningsstatus för mötesbokaren som får möjligheten att schemalägga den tid som passar bäst för alla.
Om alla har röstat på en och samma tid så schemalägger Findtime mötet automatiskt.

Använd Findtime

Innan du kör igång behöver du ha laddat hem tilläggsfunktionen Findtime.

Du laddar enkelt ner funktionen via Outlook eller https://findtime.microsoft.com/

1. Skapa ett nytt e-postmeddelande och välj vilka deltagare du vill bjuda in

2. Välj därefter New Meeting Poll.

3. En lista dyker upp till höger med tider. Är det deltagare inom samma organisation kan du se tillgängligheten direkt på personikonerna. Är det deltagare utanför din organisation kommer ikonen vara grå men det är då det är så bra att du kan välja flera alternativ för mötet.

4. Välj några alternativ genom att trycka på själva tiden och därefter nästa. Tips är att inte välja mer än 2-3 olika förslag då det oftast är svårt att komma till ett beslut med för många valbara tider. När du har valt tid får du också alternativet att välja plats eller eller Teamsmöte och därefter adderar du ditt förslag till mailet och skickar iväg det.

5. Du kommer att få notis när dina inbjudna mötesdeltagare svarar och om alla skulle välja samma tid schemaläggs mötet automatiskt. Skulle olika svar ges eller att svar uteblir kan du gå in och schemalägga den tid som du tycker är mest lämplig. Du kan även ställa in att de inbjudna deltagarna kan lägga till andra tider vilket är en bra funktion om ni tillhör olika organisationer.

Findtime är ett verktyg som är superenkelt att få igång, är otroligt effektivt och sparar massa kraft och energi.

Tipset om Findtime och smartare mötesbokning är en del i en serie effektiva tips inom Teams och tillhörande tjänster som Amanzia har satt ihop i form av ett Webinar.
Se nedan för att klicka dig vidare till Webinariet i sin helhet.

Vill du få mer smarta och effektiva tips? Ta del av vårt webinar
5 effektiva tips i Microsoft Teams & tillhörande tjänster.

Skicka mail till oss

Kontakta oss direkt

Kristofer Dahlström

+4670 605 20 65

kristofer.dahlstrom@gmail.com