Digital effektivisering inte alltid digital i sin utmaning

Digitalisering är först och främst en kulturell och organisatorisk transformation, där digital teknik är katalysatorn. Det är lätt att tro att det bara är tekniken som förändras när det i själva verket är alla delar av verksamheten som berörs. Tillsammans med införandet av agila metoder och stort självbestämmande i organisationen är det de största ledarutmaningarna inom överskådlig framtid.

Digitalisering av företag beskrivs alltför ofta som en process där man integrerar bättre och modernare teknik i den dagliga verksamheten. Men digitalisering är mycket mer än att införa  det senaste på teknikfronten. När ditt företag digitaliseras, är det inte tekniken som förändras, det är hela ditt företag. Det är främst en kulturell och organisatorisk omvandling där digital teknik är katalysatorn.

Den största utmaningen för ledare kommer att bli att etablera och främja en dynamisk och anpassningsbar organisation – en kultur som är redo att omfamna den nya digitala vardagen. I en digital framtid kommer det inte att finnas utrymme för företag som inte snabbt anpassar sig till nya marknadstrender, förändrade kundbehov eller möta och utmana nya digitala tjänster från konkurrenter.

Gå därför inte i fällan att likna ett annat framgångsrikt företag utan grunda förändringen i din egen verksamhet och sätt tydliga mål. Inse tidigt att det inte handlar om att införa verktyg eller processer utan att vi jobbar med att förändra attityder och beteenden. Att lyckas med en förändring är inte hokuspokus utan ett strukturerat arbete som handlar om att sätta tydliga mål, vara lyhörd, vara ödmjuk och att våga. Då behöver inte en förändring bli kostsam och utdragen, utan istället lätt att lyckas med vilket ger verksamheten energi och kraft.

Det är i själva förändringsmetodiken som det nya arbetssättet i organisationen etableras vilket är varför vi rekommenderar en öppen agil metod som grundar sig i medarbetarnas kunskap, och som inför ett förhållningssätt gentemot kontinuerlig förändring.

Nedan listas 7 enkla steg som kommer ge en lyckad effektivisering oavsett verksamhet och tekniskt innehåll.



7 viktiga steg för att lyckas

1. Tydlig målbild för effektiviseringen

För att kunna nå en lyckad effektivisering och undvika en vilsen resa med olika riktningar behöver tre kriterier uppfyllas, med målet att istället skapa tydlighet och riktning:

  • Det behöver finnas en gemensam målbild av vad effektiviseringen skall leda till och när vi är nöjda. Målbilden skall förankras med alla inblandade och beslutsfattare, och den skall sedan sitta ”uppe på väggen” för alla att se.
  • Förutom målbild så skall det finnas en beskriven bakgrund till arbetet som motiverar och svara på ”varför” vi genomför effektiviseringen. Hur kopplar detta till sammanhanget för företaget eller avdelningen?
  • Tydliga ramar i form av en övergripande tidsplan är viktig samt att det finns förankrade kostnadsramar för arbetet. Vilket utrymme har vi i extern budget, kostnader för IT-stöd och licenser, egna resurser och tillgänglighet från nyckelpersoner?

2. Förankra målbilden i verksamhetens övergripande mål och lönsamhetsmål

Att endast ha en tydlig målbild för en effektivisering av verksamheten är inte tillräckligt för att nå en djupare förankring.

Det är viktigt att målbilden förankras i de övergripande verksamhetsmål och lönsamhetsmål som finns för företaget eller divisionen/avdelningen. Sannolikt finns det mål för ökad digitalisering och andra kopplade objektiv som vi direkt kan härleda till.

Vårt effektiviseringsarbete kommer sannolikt även leda till andra viktiga effekter som vi beskriver som t.ex ökad säkerhet och informationsredundans.

Låt gärna en högre ledare i organisationen beskriva detta på en inledande workshop för att ge tyngd och välsignelse till förändringen.

3. Skapa delaktighet och engagemang bland alla inblandade

Nyckeln till all effektivisering är att utgå ifrån medarbetarnas kompetens och kunskap. Här har vi kraften till både förändringen i sig själv och säkerheten i att det blir en beständig effektivisering.
Detta åstadkommer man genom att skapa delaktighet och engagemang bland alla de medarbetare som skall vara inblandade. Gruppen skall inte vara större än 9 medarbetare för att undvika ett alldeles för stort effektiviseringsgrepp. – Omfattar gruppen fler medarbetare är det fördelaktigt att dela upp initiativen.

Delaktighet kan man skapa på många olika sätt men öppenhet och transparens är en bra start och vår rekommendation är att börja med en gemensam workshop där mål, bakgrund och genomförandeplan grundas. Vig tid för diskussion samt låt en av de högre ledarna på företaget presentera bakgrund och mål.

4. Grunda i en nulägesanalys – max 9 deltagare

Som alla orienterare eller sjömän kan intyga är det omöjligt att ta ut en kurs om du inte vet vart du befinner dig. Utgångsläget är ett måste.
Att ta reda på ett utgångsläge kallar vi nulägesanalys och detta gör vi mycket genom intervjuer och tester. Det finns givetvis många sätt som nulägesanalysen kan utföras på men vi har en metod som är snabb, effektiv och tar maximal utgångspunkt från medarbetarnas kunskap och erfarenhet. Detta ger värde som senare blir ovärderlig.

Utifrån nulägesanalysen och vår problemställning så arbetar vi fram alla aktiviteter, hinder och möjligheter som vi kan finna för att nå vår målsättning. Likaså finns det här en mängd sätt att göra detta på men vi föredrar en kombination av intervjuer och undersökningar. Kom ihåg att inte värdera vad som uttrycks, utan ta endast tydliga noteringar av alla åsikter.
Kom ihåg att allt skapat och väckt engagemang måste besvaras och underhållas. Det är ett ansvar vi tar allvarligt på och råder er att göra likadant. Det är nämligen den väckta kraften vi skall utveckla och rikta för att vi skall nå våra mål.

5. Tydligt prioriterade införanden som ger verksamhetsnytta direkt

De flesta effektiviseringar går bort sig i att inte leverera värde tillräckligt tydligt eller snabbt. Det beror vanligtvis på att för många och för svåra områden attackeras samtidigt.

Börja inte arbetet innan en tydlig prioritering genomförts som svarar på tre huvudkriterier:
1. Hur väl kopplar förändringsaktiviteten till verksamhetsmålet
2. Hur snabb effekt har förändringen på verksamheten
3. Hur viktig är förändringen för ”mig” som inblandad medarbetare

Prioriteringen genomförs vanligtvis i worskhopform genom en enkel metodik med tre olika pennor, och dokumenteras sedan digitalt och visuellt. Genom detta steg har vi en tydligt prioriterad införande-lista att börja genomförandet utifrån.

6. Transparens och öppenhet i genomförande och rapportering

En nyckel till lyckad effektivisering är att själva genomförandet är transparent och öppet, och snabbt visar på verksamhetsnytta.
Vår rekommendation är att driva genomförandet med Kanban som metod där vår prioriterade lista utgör den samlade backlog:en. Förändringsteamet fattar beslut om hur många aktiviteter som kan hanteras samtidigt och status redovisas löpande öppet för alla som är intresserade.
Vårt tips är att återkoppla alla genomförda aktiviteter med hur de uppfyller verksamhetsmålet samt övergripande mål för verksamheten.

7. Var öppen för löpande förändringar

Att tro att en effektivitetsförändring är en rak process med start och slut är tyvärr ett relativt vanligt misstag. Istället borde effektivitetsförändring ses som en fortgående process med möjlighet till nya vägar under arbetets gång.
När du seglar är du ur kurs mer än 97% av tiden men kan hela tiden justera kursen för att slutligen nå målet.
Varje införande vi genomför skapar nya förutsättningar som kan kasta om prioriteringen och skapa nya behov av förändring. Där med är det ett levande arbete som styrs flexibelt och öppet mot ett tydligt mål. Din arbetsprocess här kommer att vara viktig för att lotsa arbetet och gruppen i mål. Ett agilt och flexibelt arbetssätt som Kanban är ett bra verktyg för effektivitetsförändring, samt användandet av till exempel Microsoft Teams som ger en digital och flexibel plattform för informationsspridning.


Summering

  1. Tydlig målbild för den digitala effektiviseringen
  2. Förankra målbilden i verksamhetens övergripande mål och lönsamhetsmål
  3. Skapa delaktighet och engagemang bland alla inblandade
  4. Grunda i en nulägesanalys – max 7-9 deltagare
  5. Tydligt prioriterade införanden som ger verksamhetsnytta direkt
  6. Transparens och öppenhet i information och rapportering
  7. Var öppen för löpande förändringar

Behöver ni hjälp med er digitala transformationsresa eller vill ni veta mer? Kontakta oss!